Vorbestellung und Abrechnung

Die Schaltflächen beider (hier beschriebenen) Funktionalitäten befinden sich auf der Lasche Abrechnung im Administrationsbereich und sind nur in der Pro-Version verfügbar.

Übernahme der Voreinstellungen

Die Übernahme der Voreinstellungen wird einmal gegen Ende des Monats (z.B. 3 Tage vor Monatsende) durchgeführt und bucht die vom Besteller bis zu diesem Zeitpunkt noch änderbaren Voreinstellungen für den nächsten Monat. D.h. die Änderungen, die ein Besteller an den Voreinstellungen vornimmt, werden erst immer beider Übernahme der Voreinstellungen für den Folgemonat wirksam. Der Status des Benutzers (z.B. “Inaktiv”), sowie bereits für die Zukunft eingetragene Fehlzeiten (z.B. auf Grund von Urlaub) werden bei der Übernahme selbstverständlich berücksichtigt.

Weitere Planung: Da die Übernahme der Voreinstellungen (sowie auch der Abrechnungslauf) auf Grund der Performance in mehreren Schritten erfolgen muss, ist eine Automatisierung der Übernahme derzeit noch nicht möglich, so dass diese noch “händisch” durchgeführt werden muss. Es wird hier jedoch nach einer adäquaten Lösung gesucht.

Abrechnungslauf

Der Abrechnungslauf erfolgt immer am Anfang des Folgemonats für den vergangenen Monat und generiert die Rechnungen, sowie die Bankeinzugsdateien.

Handelt es sich bei dem Kunden um einen Bankeinzugskunden (nicht Rechnungsempfänger), so wird automatisch ein Buchungssatz “Bankeinzug vom …” erzeugt, und das Konto somit wieder auf 0 gebracht. Dieser Buchungssatz kann in der Buchungshistorie in den Benutzereinstellungen des jeweiligen Kunden eingesehen werden.

Für Rechnungsempfänger wird kein Buchungssatz erzeugt. Dieser muss bei Zahlung (z.B. Überweisung oder Bareinzahlung) “händisch” im System erfasst werden, da die Zahlung ja erst zu diesem Zeitpunkt tatsächlich eingeht.

Nach dem Durchführen des Abrechnungslaufes werden die Schaltflächen “Rechnungen Drucken” und “SEPA-Datei Anzeigen” aktiv. Beim Druck der Rechnungen ist zu beachten, dass standardmäßig nur die Rechnungen der Rechnungsempfänger angezeigt werden. Möchte man auch die Rechnungen der Bankeinzugskunden drucken, so ist das standardmäßig angehakte Häkchen “nur Rechnungsempfänger” zu entfernen, bevor die Schaltflächen “Rechnungen Drucken” betätigt wird.

Wichtig

Bitte Achten Sie immer darauf, dass Sie sich im richtigen Monat befinden. Ein Monat ist erst ausgewählt, wenn er im oberen Bereich mit Hilfe der Auswahllisten selektiert, und die Auswahl durch einen Klick auf “Aktualisieren” bestätigt wurde. Bitte erst danach die “Übernahme der Voreinstellungen” (für den Folgemonat) oder den Abrechnungslauf (für den vergangenen Monat) durchführen.

Weitere Planung: Hier ist ebenfalls eine bessere Lösung geplant. Die Optionsmenüs zur Auswahl des Monats und des Jahres, sollen in Zukunft eine automatische Aktualisierung der Seite auslösen. Weiterhin soll vor dem Durchführen des Rechnungslaufes oder der Übernahme der Voreinstellung eine Meldung angezeigt werden, für welchen Monat der Benutzer die gewählte Aktion gerade durchführt.

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